image

E-Mail Archivierung

Pflicht seit: 01.01.2017

E-Mail Archivierung – Pflicht seit 01.01.2017

Für die E-Mail Archivierung ist die Schonfrist zur „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ kurzt GoBD zum 31.12.2016 abgelaufen. Seit dem 01.07.2017 müssen nun alle relevanten Geschäfts-E-Mails elektronisch rechts- & revisionssicher aufbewahrt werden.

Ein Ausdruck der E-Mail oder die Ablage in einem Ordner auf der Festplatte ist nicht mehr zulässig!

Um diesen gesetzlichen Vorgaben nun gerecht zu werden bieten Wir unseren Kunden mehrere Möglichkeiten an:

Inhouse-Lösung

Falls Sie einen eigenen Mail-Server in Ihrer Firma betreiben empfehlen wir Ihnen zur E-Mail Archivierung mit dem Produkt MailStore Server den optimalen Weg zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.
MailStore Server setzt folgende Mail-Server voraus:
Microsoft Exchange ab Version 2007 – 2016 / MDeamon Mail-Server / ICEWarp-Mail-Server & Kerio Connect

Darüber hinaus entlaster MailStore – Server Ihren Mail-Server und sichert zusätzlich zu Ihrer bereits vorhanden Datensicherung alle E-Mails zusätzlich.

Hosted-Lösung

Sie haben nur wenige Postfächer oder keinen eigenen Mail-Server in Ihrer Firma welcher die gesetzlichen Vorschriften nach GoBD zur E-Mail Archivierung unterstützt? Macht nichts! Sie können einen E-Mail Server samt der passenden E-Mail Archivierung bei uns monatlich mieten.

Durch unsere Managed-Produkte MMS und MMA reduzieren Sie Ihre IT-Kosten für zusätzliche Hard- & Software in Ihrer Firma. Weiterhin haben Sie auch einen schnellen Suchzugriff auf die E-Mail Archivierung inklusive aller Dateianhänge.

Einen kurzen Überblick über unserer Managed-Produkte erhalten Sie weiter unten:

E-Mail Archivierung Managed-Mail-Server ist die ie Ideale Möglichkeit alle Funktionen eines Exchange Servers für Ihre Firma zu nutzen ohne weitere Hard- & Software anzuschaffen. Mit MMS von Hasl Computertechnik schaffen Sie die Grundlage zur einhaltung aller gesetzlichen vorgaben nach GoBD zur Archivierung Ihrer E-Mails.

MMS bietet Ihnen noch zusätzlich folgende Möglichkeiten:

– gemeinsame Adressbücher
– zentrale Verwaltung von Kalendern
– Synchronisation mit mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets

Managed-Mail-Server MMA unterstützt Sie bei der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmung welche nun ausnahmslos für jeden Gewerbetreibenden oder Freiberufler gelten. Auch hier benötigen Sie keine eigene Infrastruktur, Hard- oder Software. Mit MMA werden Ihre E-Mails 10 Jahre elektronisch gespeichert und erst mit Ablauf des 11 Jahres gelöscht. Ein Zugriff für Finanzprüfer ist über einen separaten Account realisierbar und Ihre Mails sind vor dem Fremdzugriff gesichert.


Alle unsere Hosted-Produkte werden einmal täglich gesichert. Die Datensicherungen werden zwischen 4 Wochen und 6 Monaten verschlüsselt aufbewahrt.

Nähere Informationen und weitere Leistungen zu unseren Managed-Produkten und Merkblätter finden Sie unter folgenden Links:

Produkt-Flyer Managed-Produkte (MMS/MMA/MES/MCS)

Merkblatt zur rechts- & revisionssicheren E-Mail-Archivierung